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仕事の引き継ぎしたけどわからない!対処法や引き継ぎ時のポイントは?

仕事の引き継ぎが終わり、「さあやるぞ!」と始めてみたら分からないところが出てきてしまった。

 

引き継がれた仕事で分からないことが出てきたときには、前任者に聞くと早く解決できますが、前任者が退職したなど、できないこともありますよね。

前任者に聞く以外にも、上司に相談するなどの対処法はあります。

 

引き継ぎを受けるのが不安な人は、仕事のできないところを一つでも潰していくと解消できます。

 

この記事では、引き継がれた仕事が分からない場合、不安な場合について、詳しく解説していきます。

運悪く引き継ぎが下手な人に当たってしまったときのために、タイプ別の対処についても紹介します。

 

仕事の引き継ぎしたけどわからない!という時の対処法を3つ紹介!

仕事を引き継いだけれど、あとになって「わからない!どうしよう」ということもありますよね。

 

わからないことが出てきてしまった時の対処法を3つ紹介します。

 

引き継ぐ前に担当していた前任者に聞く

引き継ぎが終わり、新しく任された仕事を使用としたら、「分からない!」というときに一番頼りになるのは、その仕事を前に実際にやっていた人ですよね。

もし部署移動などで社内に残っているのならば、思い切って内線電話や社内メールで聞いてみましょう。

 

前任者が退職していると、電話してまで聞くのは抵抗がありますよね。

引き継ぎのついでに、分からないことが出てきたら、きちんと聞けるように頼んでおくと安心ですね。

 

上司に「分からない」と打ち明けてしまう

前任者に聞けないときは、上司に「分からない」と打ち明けてしまうのも手です。

 

しかし、ただ「分かりません」というのでは、努力していないようで印象が悪いです。

引き継がれた仕事の内容と、実際にあなたが仕事をしてみて、どこで行き詰まったのかを報告できるよう相談前にまとめておきましょう。

 

過去の成果物を見て分析する

前任者や上司も頼れないとなると、あとは自分でどうにかするしかありません。

それでも、まだ対処できる方法はあります。

 

残っている過去の仕事の成果物を見て、どうやったらこの結果になるのか自分で考え、試行錯誤していくのです。

 

例えば、あなたが営業事務で見積書や契約書を作る業務をしているなら、過去の見積書や契約書といったものが綴じられたファイルがあるはずです。

それを見ながら、最終的に同じ形式になれば問題はないはずですよね。

 

ほとんどの仕事は結果が全てです。

裏を返せば、結果が合っていれば途中経過を気にする人は、ほとんどいないということです。

 

過去の仕事の成果物を参考にしながら、どうやったらその成果物まで持っていけるか自分なりに分析してみましょう。

元々のやり方よりも効率の良い方法が見つかる可能性だってありますよ。

 

仕事の引継ぎが不安。。。でも大丈夫!

仕事を引き継ぐことに不安を感じてしまうこともありますよね。

でも大丈夫です。不安を軽くできる方法があります。

 

誰かのやっていた仕事の後釜に据えられたときに生まれる不安というのは、せっかく任されたのに、その誰かと同じようには出来ないかもしれないという気持ちですよね。

それならば、その仕事ができない可能性を狭めていけばいいのです。

 

仕事ができない可能性をなくすには、以下の2つの方法がオススメです。

  • 前任者の見ている前で、引き継がれた業務をやって、できているかどうか見てもらう
  • 引き継ぎ書やマニュアルをたどって業務を進め、うまくいかない部分がないか探す。

 

どちらも仕事を教えてもらっている内にやるのがポイントです。

 

実際にやってみて、できないところを軌道修正していけばいいのです。

始めたばかりならば、できないことがあるのは当たり前です。

 

あくまでも、自分に非があるからできないのではなく、教えてもらった業務の流れと自分のやろうとしている方法が合っているのか検証をするようにします。

 

こうしてできないことを潰し、引き継ぎ内容とマニュアルを補っていけば、不安は軽くなるはずです。

 

仕事の引き継ぎが下手な人の特徴と引き継ぐ際のポイントは?

いくらこちらがやる気を見せても、引き継ぎが下手な人に当たってしまうと、その後の仕事に影響が出てしまいますよね。

 

仕事の引き継ぎが下手な人の特徴別に引き継ぐ際のポイントをまとめました。

 

引き継ぎ書やマニュアルが「ない」または「作らない」

引き継ぎ内容を口頭でだけ伝え、文書やデータに残さない人がいます。

 

言われたことを忘れてしまえば、その後の仕事ができなくなることは明白です。

ならば、自分で作ればいいのです。

 

このタイプは、相手にメモの時間も与えないことが多いです。

ですが自分がメモをとることが必要であることを断った上で、メモするかPC画面をスクリーンショットし、印刷したものにメモを加えておきましょう。

 

仕事の全体像ではなく、細部から話す

引き継ぎのときに、仕事の全体像から伝えるのではなく、細部から話す人がいます。

これでは、どこが重要で、どこが仕事の到達点なのか分からず、混乱してしまいますよね。

 

私も過去に、細部から話始める人にあたり、全体像を理解するまでに1ヵ月以上かかってしまったことがあります。

 

このような場合には、細部を集めてある程度まとまった時点で「これはこういうことですよね」と確認を取るようにします。

 

引き継ぎ中に、全体像をまとめることが難しければ、「この作業は何の為にやるのか」といちいち聞くようにしましょう。

「何の為」の作業かというのを集めていけば、きっと仕事の全体像へ、たどり着けるはずです。

 

まとめ

引き継ぎは、前任者と同じように自分ができるのか不安に思う気持ちも大きいですよね。

 

あとから分からないところが出てきても、連絡先を聞いておいて前任者にいつでも確認できると安心です。

 

もし前任者に聞くことができないならば、上司に相談するか、残っている過去の成果物を見て同じ形式に持っていくように進めるしかありません。

そうならないためにも、質問などができる間は、自分の納得の行くまで分からないところを聞き、なるべくメモに残しておくという工夫が大切です。

 

前任者に教えてもらっている間も「自分も同じようにできるか」という視点で話を聞くようにしましょう。