班長になり、初めて回覧板を書かなければならなくなったとき、緊張はするし、どう書けばよいかも迷いますよね。
手紙さえ書く機会も少なくなっていて、かしこまった文書をあまり作ったことがないと不安が湧いてきます。
しかし、回覧板の書き方は、一度作ればテンプレートとして使い回しができます。
回覧板の内容は、文章部分と箇条書き部分の2つに分かれます。
文章部分にはあいさつ文と用件の概要説明を入れ、箇条書き部分は具体的な日時や場所などを書きます。
用件によって、書き加えたり、削ったりという編集をするだけで出来上がります。
回覧板の回し方は、それまでしてきた回覧方法を前任者に確認をしましょう。
回覧板を見た人がチェックを入れる表を付け、留守宅を飛ばしても後でわかるようにすればスムーズに回すことができます。
回覧板の書き方を紹介！班長の方へ！
回覧板の書き方は、意外とシンプルなので安心してください。
回覧板は年月日、宛名の自治会名、あいさつ文と概要説明、詳細の箇条書きを入れ、体裁を整えるだけですぐ出来上がります。
あいさつ文は、季節に合ったものに入れ替える必要がありますが、検索すればすぐに見つけることができます。
検索がめんどくさい方には、回覧板に使える季節の挨拶文を別記事で紹介しているので、よければ参考にしてみてください。
⇒町内会の回覧板の挨拶文や文例を紹介！書き方のポイントやテンプレも！
1度作ってしまえばテンプレートとして使い回しができますので、最初だけ少し頑張りましょう。
回覧板の書き方や回し方はどうすればいい？
回覧板を確認はPCのワードなどの文書編集ソフトを使います。
回覧板に書く内容と回し方を解説します。
回覧板の書き方は？
一番上は段落を右寄せにし、年月日を入れます。
次に1行程空け、段落を左寄せに戻し、自治会名と「皆さまへ」と宛名を書きます。
また1行空け、段落を中央寄せにし、題を入れます。
文字を少し大きくするなど、目立つように工夫します。
1~3行空け、あいさつ文を入れます。
「拝啓」等から始まる時候の挨拶は、季節によって変わりますが、インターネットで検索するとすぐに出てきます。
結びの文と合わせて調べると良いでしょう。
季節の挨拶文はこちらの記事でも紹介しているので、よければ参考にしてみてください。
⇒町内会の回覧板の挨拶文や文例を紹介！書き方のポイントやテンプレも！
時候の挨拶の中に、用件の概要を入れます。
挨拶文の下は1~3行空け、段落を中央寄せにし、「記」と書きます。
その下は、行事や集金の内容を箇条書きにします。
終わりましたら、また1行空け、段落を右寄せにして「以上」で締めくくります。
最後に用紙の全体を見て、バランスを整えます。
文字の大きさや行間などを調整しましょう。
回覧板の回し方は？
回し方は自治会によって決まりのある場合があるので、前任者に確認しておくとよいでしょう。
ポストへ投函や、直接手渡し等、これまでしてきた回し方があると思います。
チェック表を添付して、読んだ家庭には日付を記入してもらいます。
留守宅を飛ばして回しても、あとで分かるようにしてあれば、回し漏れがなく安心です。
この後は、実際の回覧板の書き方テンプレートをご紹介しますね。
回覧板の書き方テンプレートを紹介！
実際に、回覧板の書き方のテンプレートをご紹介します。
令和〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇自治会〇〇班の皆さま
〇〇会費集金について
春暖の候 ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
さて、〇〇自治会令和〇〇年度の会費を集金させていただきます。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、ご協力の程よろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、下記連絡先までお知らせいただきますよう
お願いいたします。
敬具
記
1、会費 〇〇円
2、期間 令和〇〇年〇〇月〇〇日～令和〇〇年〇〇月〇〇日
3、時間 午前〇時～午後〇時
4、場所 〇〇自治会館
5、連絡先 TEL ００－００００－００００
以上
時候の挨拶は4月に合わせていますので、使用する時期によって変えましょう。
必要に応じて日時や場所を変更するだけで使い回しができます。
念のため、回覧板を回す前に、副班長等にも内容を確認してもらうようにしましょう。
まとめ
回覧板は一度テンプレートを作ってしまえば、あとは内容を書き変えるだけなので、とても楽になります。
初めて書くときには心配になるかもしれませんが、書く内容は一定して決まっています。
回覧板を見る方は、用件を確認するくらいで、それほど細かいところまでチェックはしていません。
用件を分かりやすく、シンプルに書くよう心がけましょう。
慣れてきたら、空いたスペースにイラストなどを挿入すると親しみやすい雰囲気になるのでおすすめです。
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