自治会・町内会

回覧板を回すお願いの例文や早く回す方法を紹介!戻ってこない時はどうする?

一軒家に住んでいても、集合住宅でも、町内会等に入っていれば回覧板って回ってきますよね。

 

そして班長になって、回覧板を回す側になったときは、やはり住人の皆様にスムーズに情報を共有していただきたいものです。

 

滞ることなく回すにはどうしたら良いのかというと、コツがあります。

まずは、挨拶文を丁寧にして、そして回覧板の開始日を大きく記載したり回覧の期限を設定して記載しましょう。

 

急ぎの内容の時は、「至急」と赤い字で記載しておくのも効果的です。

「急いで回さなければ」という意識が働いてくれれば、スムーズに回ってくることでしょう。

 

もしも、しばらく経っても戻ってこない時は、後ろの順番の方のところから電話で聞いてみましょう。

ポイントは、「回覧板が戻ってこなくて困っている」ということで連絡をしてみることです。

 

回すのが遅くなってしまいがちなお宅は、最後の方にするのも一つの方法です。

 

様々な工夫を凝らして、班長の役割を果たしましょう。

それでは、具体的な挨拶の例文や集金時の例文、早く回覧板を回す方法や一言添える例文と戻ってこない時などの対策について紹介していきます。

 

回覧板を回すお願いはどう書くと良い?例文を紹介!

自治会、町内会において避けて通れないのが「班長」ですよね。

「班長」になった時は、必ずと言って良いほど「回覧板」を回すという役目が待っています。

 

では、回覧板を回すときのお願い文はどうしましょう?

 

まずは、挨拶文から例に挙げて見てみましょう。

班長の挨拶文(例文)です。

拝啓 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

 

この度、班長をつとめさせていただきます〇〇と申します。

 

不慣れなこともありますので、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、みなさまのお力添えをいただきますよう何卒よろしくお願い申し上げます。

 

このように丁寧な言い回しの文章にしておけば、年配の方がいらっしゃっても失礼にならず安心です。

 

また、季節ごとに回覧板の挨拶を考えるのがめんどくさい!という方のために、季節の挨拶文をまとめている記事もあるので、参考にしてみてください。

⇒町内会の回覧板のあいさつ文や文例を紹介!書き方のポイントやテンプレも!

 

町内会費等の集金をお願いする場合

最初に班長さんの役割であるのが、町内会費の集金ですよね。

 

集金の時はどんな例文を付けて回すと良いでしょうか。

例文を挙げておきます。

令和○年度の町内会費を下記にて集金させていただきます。

 

お忙しい中、大変申し訳ございませんがご協力の程をよろしくお願い申し上げます。

 

集金場所:〇〇 会費の金額:〇〇円 印鑑など必要な物 班長の連絡先:TEL等

 

回覧板に必要事項をしっかり明記しておけば、みんな困らずにスムーズに集金ができますね。

 

いざ町内会費を集金するとなった際に、町内会費の領収書の書き方や印鑑・印紙についてどうするのか自信がない方は、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。

⇒町内会費の領収書の書き方や文例を紹介!印鑑や印紙はどうすべき?

 

回覧板を早く回して欲しいときのお願い文

回覧板を早く回して欲しいときにお願いする文章の例文を3パターン挙げておきます。

 

「○月○日 町内会体育祭がありますので、それまでに回覧お願いいたします。」

 

「この締め切り日までに回覧をお願いいたします。」

 

「なるべく早く全員に回覧が行き渡るようご配慮をお願いいたします。」

 

など長い文章で書くよりも内容に応じて一言添えておくと、見た後すぐに回してくれる確率が高くなりますよ。

 

回覧板の書き方の例文(テンプレート)や内容のポイントについてはこちらの記事にもまとめていますので、回覧板を書く際には参考にどうぞ。

⇒回覧板の書き方紹介!班長(自治会・町内会)はどうすればよい?

 

回覧板を早く回す方法とは!班長はどうすべき?

班長になって回覧板の管理をするとき、やはり気になるのは早く回してくれるかどうかです。

お仕事をされているご家庭も多いでしょうし、なかなか回せないお宅もいらっしゃいます。

 

なるべく「回覧板を見たらすぐ回しておこう」と思わせることができたら良いですよね。

その工夫をお伝えいたしましょう。

 

回覧板の開始日を大きく記入しておく

回覧開始日○月○日」と大きく明記すると、それを見た人は「早く回さなければならないのかな?」と感じることが多いんです。

その心理を利用して、開始日を明記してみてください。

 

きっとスムーズに回覧板が回ってくる可能性は高いでしょう。

 

期限を決める

期限は○月○日まで」と明記しておきます。

 

期限が決まっているなら、急がなければならないと感じる人は多いのではないでしょうか。

本当に期限が迫って急ぐ内容のものには「至急」と赤いペンなどで書いておけば、かなり早いスピードで回ってきますよ。

 

回覧板は住人みんなの共有情報、早く回すのは当たり前なのです。

早く回してもらうことを意識してもらうためにも、初めの工夫が肝心かも知れませんね。

 

回覧板が戻ってこない時はどうする?

あれ、回覧板がなかなか戻ってこない?!

などというときはどうしたら良いのでしょう。

 

まずは、回覧順の後ろの人から順番にさかのぼるように電話で確認していきましょう。

 

「回覧板が戻ってきていないのですが、ご存知ですか?」

などとできるだけ角が立たない話し方を心がけましょう。

「戻ってこなくて困っているのだ」という雰囲気でお願いしてみましょう。

 

回すのが遅い人は、最後にするなど回覧板を回す順番を決める時にも工夫しておくと良いでしょう。

 

まとめ

回覧板を回すときのコツや例文について考えてきました。

 

回覧板には意外と大事な内容が記載してあったりします。

 

班長という役目であれば、早く情報が伝わるかどうか気になるのは当たり前ですよね。

 

みんなに平等になるべく早く情報を行き渡るようにするのが、回覧板の利用目的であり班長の大きな役目の一つです。

みんなが自然と協力してくださるように、挨拶文やお願いの文章を考えてみましょう。

 

また、開始日を記入したり期限を決めて記載したりすることで、スムーズな回覧板の流れを作ることも可能です。

地域性にもよるかも分かりませんが、期限を設けていたり至急の文字が書かれていたら、早く回さなければという気持ちが起きるものです。

班長の工夫に期待しています。